Sie kennen das: Schreibtische, die man vor Papier- und Aktenbergen nicht mehr sieht, überquellende Postfächer, „Lose-Blatt-Sammlungen“ – Zeitfresser, die Ihnen die Energie rauben, sich auf Ihr eigentliches Kerngeschäft zu konzentrieren. Hier helfen wir weiter!

Wir begleiten Sekretariate und sonstige Firmen-Einheiten bei der Einführung neuer Organisationen und durchleuchten bestehende Organisationen vor dem Hintergrund der Effizienz, des Ablaufes, der vorhandenen Strukturen, und zwar immer bezogen auf die Organisation, das Sekretariat, das Office-Management.

Im Bereich des Sekretariates hat die Hauptaufgabe für uns höchste Priorität: Nämlich dem Vorgesetzten den Rücken freizuhalten und für einen optimalen Ablauf des Büros zu sorgen. Gleichzeitig berücksichtigen wir selbstverständlich auch die Schnittstellenfunktion, die ein Sekretariat hat zwischen den einzelnen Abteilungen, Mitarbeitern, Kollegen oder Kunden, um eine interne wie externe Kommunikation zu fördern.

Wir arbeiten hier für ganz unterschiedliche Branchen und lassen Ihnen gern entsprechende Referenzen zukommen. Zum Beispiel haben wir viele Bereiche der Katholischen Kirche begleitet, Krankenhäuser, und Firmen und Institutionen jeglicher Branche.

Wie gehen wir vor?
• Wir kommen für einen bis mehrere halbe Arbeitstage in das Sekretariat und sind beim täglichen Arbeits-/Büroablauf vor Ort dabei. Wir erfragen die bestehenden Arbeits- und üblichen Tagesabläufe und ermitteln so mögliche Chancen zur Effizienzsteigerung und Strukturverbesserung sowie Verbesserung der Kommunikation.

• Danach erstellen wir anhand der zuvor gewonnenen Erkenntnisse ein „chefgerechtes“ Umsetzungskonzept, indem wir einzelne Arbeitsabläufe optimieren, andere Arbeitsabläufe einführen und ein gut funktionierendes Sekretariat mit festen Aufgaben- und Ablaufstrukturen einrichten.

• Sehr gern arbeiten wir hier mit Hilfe eines individuellen Organisations-Handbuches, das Bestandteil eines jeden funktionierenden Sekretariates sein sollte, damit Standard-Aufgaben und -Abläufe zu jeder Zeit nachgelesen und nachgeschlagen werden können. Sehr wichtig ist dieses Instrument auch für Vertretungssituationen und es dient zugleich als Qualitätsmanagement-Unterlage.