Reorganisation / Einführung neuer Strukturen

Um Strukturen, Abläufe und den Arbeitsalltag beurteilen zu können, benötigen wir als allerersten Schritt eine Untersuchung der vorhandenen Abläufe und Prozesse, um daraus resultierend eine Diagnose zu stellen. Denn keine Behandlung ohne vorherige Diagnose.
Diese Analyse, die in Form von „Schattentagen“ stattfindet, wird direkt am Arbeitsplatz der Mitarbeiterinnen stattfinden. Das heißt, wir begleiten diese in ihrem ganz normalen Arbeitsalltag.

Wir legen Wert darauf, hier keinerlei Messungen irgendwelcher Art vorzunehmen. Vielmehr ist es uns wichtig, auf Abläufe zu achten, auf die Anwendung der bestehenden Hilfsmittel. Wie wird mit offenen Vorgängen und mit laufenden Aufgaben umgegangen? Gibt es feste Strukturen und Abläufe? Wir schauen auf das Miteinander, auf den Umgang mit Kunden und Besuchern, auf Telefonverhalten und dergleichen.

Kurzum: Wir schauen uns den kompletten Alltag in der IST-Situation an.

Nach diesem „Schattentermin“ erstellen wir auf Grundlage der Erkenntnisse ein Konzept mit Umsetzungsvorschlägen, d.h. wie sollte die neue Struktur aus unserer Sicht optimiert werden? Dieses Konzept, das selbstverständlich neben der Darstellung der Ist-Situation auch die dafür erforderlichen Umsetzungsschritte und Inhalte umfasst, wird nur dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt.

Für uns stehen bei einer solchen Beratungsarbeit primär folgende Ziele im Vordergrund:

  • Einheitliche Struktur und Organisation sind transparent gestaltet und so ausgelegt, dass eine Vertretung ohne große „Reibungsverluste“ stattfinden kann.
  • Die Führung ist von organisatorischen Aufgaben entlastet.
  • Die meistens bereits vorhandenen technischen Möglichkeiten, wie z. B. Outlook werden für die tägliche Organisationsarbeit optimal genutzt
  • Die Abläufe wurden so strukturiert, dass sie möglichst effizient sind (Ressourcen einsparen, um sie anderweitig zu nutzen).
  • Sekretariat / Assistenz / Office Management / Empfang sind wichtige Dienstleistungsstellen und verstehen sich auch als solche.

Die Umsetzung nach der Analyse / Konzept erfolgt in der Regel durch uns und MIT den vor Ort tätigen Mitarbeiterinnen. Sie sollen und müssen sich mit dieser neuen Arbeitsstruktur wohl fühlen und diese verstehen und verinnerlichen und letztlich als Hilfestellung verstehen.



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»Als feststand, dass wir durch Birgit Müller professionelle Hilfe bekommen würden, kam es zum ersten Kontakt der Pfarrsekretärinnen und ihr. Gemeinsam mit Frau Müller begannen wir Sekretärinnen im Jahr 2008 Gespräche zu führen und Ideen zu sammeln, die den Beteiligten bei der Einrichtung des „Pastoralen Servicecenters“ wichtig waren. Schön, dass wir heute sagen können wir sind stolz auf unser Bürokonzept, es hat sich gelohnt immer wieder ins Gespräch zu kommen. Die Moderation unserer Workshops durch Birgit Müller und die guten Ideen, die sich durch die vielen Gespräche entwickelten, haben zu einen super Ergebnis geführt.«
Christa Hellmund, Katholische Kirchengemeinde St. Regina Drensteinfurt, BUS-News Oktober 2012

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